Việc giao qua tin nhắn nhóm rất dễ trôi. Hôm nay giao gọi lại báo giá, ngày mai không ai nhớ ai nhận, đã gọi chưa. Quản lý công việc Kanban đặt mọi việc lên một bảng chung: nhìn một lần là biết việc nào đang chờ, việc nào đang làm, việc nào cần duyệt và việc nào đã xong.
Điểm khác của giải pháp này là bảng công việc nằm cùng hệ thống với CRM và trợ lý AI. Ảnh trong bài chụp từ bàn quản trị đang chạy với dữ liệu mẫu.
Bảng quản lý công việc Kanban trông thế nào
Bảng có bốn cột: Cần làm, Đang làm, Chờ duyệt và Xong. Đầu mỗi cột hiện số việc đang nằm trong cột. Ba thẻ lọc phía trên cho xem tất cả, chỉ việc đang mở, hoặc chỉ việc đã xong.
Mỗi thẻ việc hiện tên việc, trạng thái và hạn chót nếu có. Hai nút ngay trên thẻ: «Chuyển cột» để đưa việc sang bước tiếp theo, «Hoàn thành» để đóng việc.
Cột Chờ duyệt cho việc cần người kiểm
Không phải việc nào làm xong là xong. Kiểm tra đơn trước khi giao, duyệt kịch bản chat cho trợ lý AI — những việc này nằm ở cột Chờ duyệt cho đến khi người có trách nhiệm xác nhận. Cột này tách rõ «đã làm» và «đã được duyệt».
Nhờ tách cột, báo cáo cuối tuần cũng đơn giản hơn: số thẻ ở cột Xong cho biết khối lượng đã hoàn thành, còn số thẻ nằm lâu ở cột Chờ duyệt cho biết công việc đang tắc ở khâu kiểm tra. Quản lý nhìn vào đó để gỡ đúng chỗ.
Giao việc gắn với khách hàng
Nút «Tạo việc» mở một biểu mẫu ngắn gồm: tên việc, cho khách nào, giao cho ai, hạn chót (ngày và giờ) và mức ưu tiên. Trường «Cho khách» liên kết việc với hồ sơ khách trong CRM, và danh sách khách có cột «Việc tiếp theo» để sale thấy ngay việc đang treo.
Việc đến hạn hiện ngay trên trang tổng quan
Trang tổng quan của bàn quản trị có ô «Việc đến hạn», đếm những việc quá hạn hoặc đến hạn trong ngày. Quản lý không phải mở từng cột để tìm việc trễ.
Cập nhật tiến độ theo phần trăm
Với việc kéo dài nhiều ngày, màn «Cập nhật tiến độ» cho người thực hiện ghi phần trăm đã hoàn thành và nội dung đã làm sau mỗi lần cập nhật. Màn «Danh sách công việc» liệt kê đầy đủ tiêu đề, mô tả, người thực hiện, người giao, mức độ ưu tiên, hạn chót, thời điểm hoàn thành và khách hàng liên quan.
Một ngày làm việc trên bảng quản lý công việc Kanban
- Đầu giờ, quản lý xem ô «Việc đến hạn» và mở bảng ở thẻ «Đang mở».
- Sale nhận việc ở cột Cần làm, bấm «Chuyển cột» sang Đang làm khi bắt đầu gọi khách.
- Việc cần kiểm tra được chuyển sang Chờ duyệt; người duyệt xác nhận rồi bấm «Hoàn thành».
- Với việc dài ngày, người thực hiện ghi phần trăm tiến độ và nội dung đã làm.
- Cuối ngày, thẻ «Đã xong» cho thấy toàn bộ việc đã đóng trong ngày.
Không cần họp để hỏi «việc đó tới đâu rồi» — câu trả lời nằm sẵn trên bảng.
Vì sao nên đặt bảng Kanban cạnh CRM và trợ lý AI
- Khách để lại số qua trợ lý AI chat website → tạo việc gọi lại, gắn đúng khách.
- Khách trong CRM bất động sản có việc tiếp theo rõ ràng, không ai bỏ sót.
- Những việc nhạy cảm đi qua cột Chờ duyệt trước khi coi là xong.
Phù hợp với
- Đội bán hàng và chăm sóc khách cần phối hợp hằng ngày.
- Doanh nghiệp muốn bỏ giao việc qua tin nhắn nhóm.
- Quản lý cần nhìn nhanh việc trễ hạn mỗi sáng.
Liên hệ tư vấn
Bạn muốn xem bản chạy thật trên dữ liệu của doanh nghiệp mình? Liên hệ tư vấn qua trang Liên hệ hoặc hỏi trợ lý chat ở góc màn hình. Xem thêm các giải pháp khác tại chuyên mục Giải pháp AI Agent.
